1、了解客户需求：与客户沟通，了解年会的主题、目的、预算、参与人数等关键信息。

2、策划方案：根据客户需求，制定详细的年会策划方案，包括活动流程、节目安排、场地布置、餐饮安排等。

3、场地选择与布置：根据策划方案，选择适合的场地，并负责场地的布置和装饰，营造出符合主题的氛围。

4、节目安排与执行：负责安排年会节目，包括文艺表演、游戏互动、颁奖典礼等，并确保节目顺利进行。

5、餐饮与住宿安排：负责安排年会的餐饮和住宿，确保参会人员的饮食和住宿需求得到满足。

6、宣传与推广：负责年会的宣传和推广工作，包括邀请函的设计、制作和发送，以及社交媒体等渠道的宣传。

7、现场执行与协调：在年会当天，负责现场的执行和协调工作，确保年会顺利进行。

为了成功策划一场年会，年会策划方需要具备丰富的经验和专业知识，同时还需要注重细节和创意，他们需要与客户保持良好的沟通，确保理解客户的需求和期望，并根据客户的预算和要求制定出合适的策划方案，他们还需要与供应商、演出人员、志愿者等各方进行协调和沟通，确保年会的顺利进行。

如果您需要寻找年会策划方，可以通过网络搜索、咨询朋友或同事等方式寻找专业的年会策划公司或团队，在选择时，可以参考他们的过往案例、客户评价、专业资质等因素，以确保选择到合适的合作伙伴。